Karena budaya otomatis kami, banyak orang merasa frustrasi ketika berhadapan dengan layanan penjawab kantor. Namun, hal ini hanyalah sebuah fakta dalam berbisnis dan khususnya ketika Anda harus melakukannya di luar jam kerja, yang sering dilakukan oleh banyak klien pengacara. Jika ini masalahnya dan Anda harus berurusan dengan layanan penjawab pengacara, berikut beberapa tip tentang cara mendapatkan apa yang Anda butuhkan:
o Bersikaplah tegas tentang apa yang Anda perlukan: Jika Anda memerlukan panggilan balik dari pengacara Anda — atau pengacara dari firma yang Anda pilih — dan ini adalah masalah yang mendesak, bersikaplah tegas tentang hal itu saat berbicara dengan resepsionis layanan penjawab virtual. Beri tahu mereka bahwa masalahnya penting dan Anda perlu dihubungi kembali sesegera mungkin.
o Bersikaplah sespesifik mungkin dengan layanan penjawab kantor: Berikan informasi sebanyak yang Anda bisa kepada resepsionis layanan penjawab langsung. Perjelas dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari pengacara Anda dan jangka waktu di mana Anda memerlukan panggilan balasan dari seseorang yang berafiliasi dengan firma tersebut. Semakin banyak informasi yang dapat dimasukkan oleh resepsionis layanan penjawab telepon langsung ke dalam pesan Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan menerima panggilan balasan dari pengacara Anda.
o Jangan melampiaskan rasa frustrasi Anda pada perwakilan layanan penjawab telepon langsung: Pahami bahwa firma pengacara Anda telah menyewa perwakilan layanan penjawab telepon dan mereka memiliki tujuan yang penting. Jika Anda kesal karena harus berurusan dengan resepsionis layanan penjawab telepon langsung, beri tahu pengacara Anda pada pertemuan berikutnya. Dalam beberapa kasus, seorang pengacara akan memberikan nomor alternatif kepada klien tertentu; namun, layanan penjawab virtual berfungsi untuk menyaring panggilan mendesak dan panggilan yang dapat menunggu hingga hari kerja berikutnya. Oleh karena itu, berurusan dengan resepsionis layanan penjawab pesan sebenarnya dapat memastikan bahwa jika itu penting, seseorang akan segera menghubungi Anda kembali. Jadi jangan melampiaskan kemarahan atau frustrasi Anda pada resepsionis layanan penjawab langsung; mereka hanya ada untuk mencoba membantu Anda menyampaikan pesan Anda melalui saluran yang tepat.
Mengikuti tip berikut akan membantu Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan dari layanan penjawab virtual dan juga pengacara Anda. Ingatlah bahwa perusahaan tempat Anda bekerja menyewa layanan penjawab telepon langsung karena suatu alasan dan Anda harus menyadari kemampuan dan keterbatasan mereka melalui diskusi dengan pengacara Anda sebelum Anda menemukan diri Anda dalam krisis setelah jam kerja.